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PASO 5 de 7.- TRABAJANDO CON CONTACTOS
Los Documentos son el eje principal de AVANBOX, pero en muchos casos, éstos están relacionados con Personas u Organizaciones y necesitamos una integración ágil. Por ello, contamos con el apartado de "Contactos".
Este apartado es una agenda tradicional, donde almacenar fichas de "Contactos" (personas físicas) u Organizaciones (Personas jurídicas), pero que cuenta con 2 aspectos diferenciadores.
1.- Los Contactos son únicos. La ficha del Contacto se rellena una vez y éste aparecerá en los diferentes grupos de contactos, siendo siempre el mismo, pero con visualización distinta, la misma ficha sirve si es "cliente", "proveedor" o trabajador de la empresa.
2.- La relación entre contactos y/u Organizaciones será relacional y multinivel, por lo que no hay una estructura jerárquica. Cualquier Contacto puede estar relacionado con cualquiera ficha de la base de datos y viceversa.
Mantener esta agenda integrada, nos permitirá etiquetar, asociar, generar Documentos o nos ayudará en otros apartados como el correo eletrcónico, pero no es un módulo de obligado uso.
Una vez que tenemos los Documentos y los Contactos asociados, podemos pasar al siguiente módulo opcional como son los Calendarios. Paso 6. CALENDARIOS Y TAREAS.
PASO 6 de 7.- CALENDARIOS Y TAREAS.
Como ya comentamos anteriormente, desde cualquier Documento se pueden generar Tareas, avisos o programaciones y esto se debe visualizar a través del apartado de Calendarios.
Este apartado cuenta con Calendarios que pueden ser privados o comunes a diferentes usuarios donde registrar eventos o tareas relacionadas con Documentos almacenados en AVANBOX.
Además, contamos con la pantalla de "Planning de tareas" donde podremos ver de un vistazo aquellas Tareas que tenemos pendientes, tanto como responsable, como supervisor, y tanto las relacionadas con Documentos, Flujos de Trabajo o Tareas directas.
Tanto el apartado de Contactos como el de las Tareas se integra con el último de los apartado de este Paseo. Paso 7. CORREO ELECTRÓNICO.
Y AHORA TE PUEDES SENTAR.
Pues como dice el título de este punto, ya te has recorrido 7 pasos, así que puedes pararte un rato y descansar, aunque si quieres puedes investigar algunas cosa más que podemos hacer con AVANBOX
- Control de Caducidades en Documentos.
- Generación de Presupuestos y Contratos.
- Trabajando con Expedientes en AVANBOX.
- Flujos de Trabajo o Workflow sencillos y ágiles.
- Organización de Documentos mediante Códigos de barras y Qr.
Si no encuentras lo que buscas, pregúntanos sin ningún compromiso en Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..
PASO 7 de 7.- CORREO ELECTRÓNICO.
A través de correo electrónico manejamos hoy en día gran cantidad de Documentos, pero no sólo como adjuntos, sino que el propio correo se conforma como un Documento de gran importancia.
AVANBOX cuenta con un cliente integrado de correo electrónico que permite almacenar, utilizar, trazar o incluso enviar de modo masivo estos correos electrónicos.
Para comenzar a trabajar tan solo será necesario configurar una cuenta, ya sea de dominio propio o de otras más habituales como "outlook", "gmail", etc. Una vez creada la cuenta, ésta contará con permisos para que sea visualizada por aquellos usuarios que tengan permiso.
El sistema, siempre y cuando tengamos el servicio AVANMAIL activado, procederá a la descarga de los correos al servidor siendo visualizados, etiquetados o almecenados en formato PDF en aquel lugar de AVANBOX que deseemos.
¿Y ahora qué?
Pues te invitamos a descansar al final de camino viendo algunsas cosas más, tan útiles como las vistas, pero quizás ni te habías planteado que podías hacer con AVANBOX.
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Requerimientos técnicos
AVANBOX es una base de datos documental que se dividirá en la parte servidor y el cliente de acceso a dicho servidor.