 |
 |
 |
GESTIÓN DE NÓMINAS
Las nóminas, como sabemos son los documentos que acreditan de manera oficial el abono del sueldo o retribución de un trabajador.
Las nóminas es el Documento más utilizado de modo regular desde el punto de vista de los recursos humanos, y se relacionan con cada uno de los empleados, el cual requiere su almacenamiento de un modo seguro y eficiente.
Con AVANBOX contamos con una solución de almacenamiento y gestión de todas las nóminas, ya sean creadas de modo propio, o procedentes de asesores fiscales externos.
En AVANBOX tan solo deberemos arrastrar el Documento con todas las nóminas y el sistemas se encargará de modo automatizado de su distribución por cada uno de los empleados sin más esfuerzo de tiempo y evitando errores humanos.
Una vez almacenadas, el sistema avisará a cada uno de los empleados de que tienen a su disposición dicho Documento para que procedan a su aceptación.
Si deseamos trabajar en "modo papel", la incorporación de las nóminas se podrá realizar del mismo modo, almacenando de modo automatizado todas las nóminas ya firmadas.
Y todo esto, con la seguridad habitual, en el que mantendremos un control de acceso, una trazabilidad de quién y cuándo ha accedido a cualquier Documento y por supuesto, una búsqueda ágil de cualquiera de ellas.
La gestión de las nóminas se complementa con el almacenamiento del resto de Documentos habituales de un trabajador, como son los Contratos, Bajas temporales, curriculums, o cualquier tipo de informe o documentación relacionada con el entorno sindical, la cual según la normativa vigente debe almacenarse siguiendo los criterios de datos personales nivel Alto.
Te invitamos a conocer alguno de los otros Documentos que gestionamos en AVANBOX, así como los caso del Departamento de Recursos Humanos.
Si aún así, no terminas de encontrar lo que quieres o tienes alguna duda, contacta desde aquí.
GESTIÓN DE PARTES DE TRABAJO
Los partes de trabajo, son muy parecidos de los albaranes, ya que son el comprobante que posee la empresa como aceptación de un trabajo realizado.
El uso de AVANBOX nos permitirá agilizar el almacenamiento de todos los partes de trabajo procedente de cada uno de los operarios.
Dado que los partes de trabajo suelen compartir un formato, mediante AVANBOX lo único que debemos hacer es programar una tarea para que al final del día, el operario de manera individual o todos los partes de trabajo en bloque se digitalicen en bloque en un escáner. AVANBOX divide cada uno de los partes y mediante OCR localizará el dato por el cual deseamos archivarlo, ya sea el cliente, el número de parte o simplemente la fecha.
Una vez almacenados y clasificados en sus Carpetas AVANBOX, los partes de trabajo se localizarán por cualquier concepto que deseamos, haya sido etiquetado o no con el mismo, así cuando un cliente solicite la revisión de alguno de estos partes de trabajo, tan solo se deberá buscar por la fecha o el número, o incluso por la pieza o el servicio que se realizó, evitando así esperas innecesarias.
Si se quiere avanzar en el proceso, se podrán establecer flujos de trabajo como el de "Gestión de partes de trabajo" que enlazará con el proceso contable de los mismos, así como el control de cobro de los mismos, sin necesidad de poseer un ERP potente que contemple estos puntos.
Por último, AVANBOX cuenta con un módulo que permitirá que un cliente pueda acceder a sus documentos directamente desde sus oficinas, de este modo, junto con las propias Facturas de clientes u otra Documentación que se desee, se puede ofrecer una ventanilla de acceso al cliente final para que él mismo consulte su documentación.
Te invitamos a ver otros casos y puntos de vista como AVANBOX en Departamento S.A.T.
GESTIÓN DE FACTURAS DE VENTA
Las facturas de clientes es un Documento que solemos emitir, ya sea a través de un simple editor de texto o a través de una herramienta de gestión comercial o ERP, y permiten enviar la obligación de pago por parte de nuestros clientes.
Si bien este tipo de documento suele ser gestionado de un modo bastante adecuado por parte de las herramienta de emisión de las mismas, en ocasiones, estas aplicaciones, no nos aportan toda la gestión que necesitamos.
Con AVANBOX, podremos crear nuestras propias Facturas a través de plantillas, y su posterior gestión completa como es el envío al cliente de modo automatizado o incluso crear nuestro propio flujo de trabajo "ciclo de facturas de venta".
Si las facturas son generadas a través de una aplicación de gestión de facturación o ERP, ésta será importada de un modo automatizado y de este modo, será almacenado, por un lado y gestionado como deseemos.
A cualquier factura de Venta podremos grapar tanto partes de trabajo, albaranes o incluso contratos que vayan asociados a la misma de un modo sencillo.
Una utilidad poco utilizada, quizás por desconocida es la posibilidad de añadir a cualquier factura de Venta elementos de caducidad o de renovación. A cualquier factura de venta, al igual que cualquier tipo de Documento, se le puede añadir "fechas de caducidad", las cuales nos advertirán la finalización de una condición asociada en dicha factura.
Ejemplos de esta utilidad puede ser el control de las garantías de los artículos vendidos y si éstos tienen la posibilidad de ofrecer algún tipo de renovación y por lo tanto una posibilidad de negocio extra que por desconocimiento en ocasiones no se utiliza.
Te invitamos a ver más casos del Departamento de Administración y Comercial, así como otro tipo de Documentos que gestiones.
GESTIÓN DE FACTURAS DE COMPRA O PROVEEDORES
Las facturas de proveedores es uno de los documentos más utilizados y más buscado a la hora de solucionar la gestión de los mismos. El problema es presenta en gran medida en el hecho de que esta factura presenta los datos que necesitamos en nuestra gestión y la factura es el ítem que cristaliza dicha información.
Cabe recordar que cuando hablamos de facturas de proveedores, contamos con las provenientes a través de formato papel o procedentes ya en modo digital.
Existen tantos tipos de facturas como proveedores, por lo que la gestión de las mismas suele ser compleja en el día a día, especialmente cuando se cuenta con proveedores incluso de diferentes países.
El uso de AVANBOX, permite el almacenamiento y la gestión de las mismas de un modo más cómodo, ágil y por lo tanto mucho más eficiente que el modo tradicional.
Mediante AVANBOX se almacenarán los datos que se necesiten para la contabilidad de la empresa y gracias a que se puede integrar con aplicaciones de terceros, así como diferentes mecanismos de automatización, la inserción de las facturas en el sistema es breve.
Pero la brevedad a la hora de introducir el documento en el almacenamiento no es la principal virtud de AVANBOX, si no la clasificación y localización posterior, por cualquier palabra de su contenido, así como por cualquiera de los valores contables.
Además, simplemente con almacenarla en el archivo, podremos definir y utilizar el flujo de trabajo "Ciclo de Aprobación de facturas" donde se definirán los pasos que debe seguir cualquier factura de proveedor dentro de la organización.
Te invitamos a conocer más documentos y más casos de departamentos o sectores.
GESTIÓN DE RECURSOS EDUCATIVOS
Cuando hablamos de recursos educativos, nos referimos a todos aquellos Documentos que crean, utilizan y comparten profesores y alumnos en un entorno educativo.
Los recursos educativos son muchos y variados, pero podemos hablar de los siguientes:
- Apuntes. Conjunto de material creado por el personal docente o por parte de alumnos que resumen o vertebran la idea esencial de una asignatura. AVANBOX nos permite crear una base documental que puede ser compartida con aquellos usuarios que se considere oportuno.
- Exámenes. Pruebas, normalmente escritas, pero pueden ser orales, a la que los alumnos se someten de modo regular. AVANBOX permite tanto la creación, como el almacenamiento de los mismos. El uso de AVANBOX permite reutilizar y conocer el material reutilizado en anteriores convocatorias con sólo buscar el enunciado de una pregunta, y todo ello, sin haber hecho más que almacenarlo de modo sencillo en la herramienta.
- Ejercicios. Con AVANBOX se puede crear una base documental de Ejercicios válidos para el personal docente y que podrán compartir, localizar y comprobar su eficacia de un modo sencillo.
- Material Multimedia. Al igual que los documentos anteriores pueden ser localizados de un modo ágil y sencillo a través del propio texto que los compone, el material Multimedia, requiere de anotaciones o miniguías de localización, pero su almacenamiento es igualmente sencillo a través del asistente.
- Libros. Ya sean digitalizados, en papel, como digitales, ebook, AVANBOX permite almacenar y crear una verdadera Biblioteca y fondo documental, ya sea de modo departamental o de un modo global para toda la entidad docente.
De modo general, AVANBOX es una herramienta que permitirá almacenar los Documentos de un modo más sencillo que en un disco duro pero que nos ofrecerá todos la documentación y la información que hay en ellos de un modo tan sencillo como buscar en "Google".