LIBRO BLANCO GESTIÓN DOCUMENTAL

            Hola, si estás aquí es porque quieres mejorar tu modo de trabajar, tu orden y vivir más tranquilo. Te invitamos a descargarte este libro blanco de la gestión documental, donde podrás conocer qué es esto de la gestión documental y para qué sirve.

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Gracias por tu confianza.

GESTIÓN DE ALBARANES

El "Albarán" o "remito" es uno de los Documentos más utilizados todavía en nuestros días, para dejar constancia fehaciente de que un mercancía ha sido entregada al cliente.

El almacenamiento de los mismos y su posterior localización, suele convertirse en una tarea tediosa que debe realizar el personal de administración y que conlleva mucho tiempo completamente improductivo.

Desde AVANBOX se propone la digitalización y gestión de los mismos de un modo ágil, rápido y cómodo.

Ya sea mediante el uso de Plantillas OCR, de códigos de barras, Qr o incluso por el texto completo que aparece en los propios Documentos, AVANBOX es capaz de recibir todos los albaranes en bloque, es decir, el usuario lo único que debe realizar es un escaneado de todos los albaranes recibidos durante el día, y AVANBOX lo dividirá, extraerá el texto, el etiquetará y lo almacenará en lugar que corresponda.

Una vez realizada esta fase, dicho albarán podrá ser localizado, de un modo muy cómodo, ya que tan solo deberemos preguntar por cualquiera de las palabras o códigos que lo contiene.

Por ejemplo, un cliente nos solicita todos los albaranes que tenemos del mes vigente y en concreto, quiere localizar uno en el que se suministró un material en concreto.

Una vez almacenados los albaranes en bloque, no sólo nos permitirá trabajar con ellos para localizarlos, si no que podremos introducirlos igualmente en un Flujo de Trabajo o Workflow, para que ningún albarán quede pendiente de cobro o de gestión, creando alertas o avisos sobre dicha gestión. 

Pregúntanos cómo se puede hacer en tu caso, descárgate nuestra demo, o solicita un demo online a través de este formulario.

Cada caso tiene sus particularidades pero AVANBOX se adapta a casi todo.

GESTIÓN DE CONTRATOS

               La parte contratante de la primera parte....  todos recordamos la frase de la famosa película de los Hermanos Marx. Lo cierto que aunque lo exageren un poco, es cierto que en ocasiones la gestión de los contratos se hace complicada. Desde AVANBOX pensamos que bastante complicadas son las cláusulas y condiciones del mismo, como para que el control y el almacenamiento de los mismos no sea sencilla.

               Ya sea como particulares como organizaciones más complejas, mantenemos infinidad de contratos con condiciones, con caducidades y que podemos necesitar de un modo urgente.

               Contrato puede ser todo aquel Documento que establece las condiciones, derechos y obligaciones económicas, laborales o de cualquier otra índole entre una y más partes.

           AVANBOX se ofrece como herramienta en la gestión de contratos, pudiendo cumplir con las siguientes funciones:

               - Generación de Documentos contractuales en base a plantillas.

               - Proceso de propuesta y aceptación de contratos comerciales.

               - Almacenamiento ordenado y localizable de cualquier Contrato externo.

               - Control de Caducidades de contratos o fechas de vencimientos.

               - Proceso de firmado electrónico de los contratos.

              Desde AVANBOX proponemos una clasificación ordenada sencilla de los contratos en un tiempo record, ya que la puesta en marcha de un sistema AVANBOX para contratos se estima en 4 horas, además, podrás modificar tus condiciones, plazos y formatos igualmente en un tiempo muy reducido

              Y ya que se puede utilizar para Contratos, ¿por qué no utilizar AVANBOX para otros tipos de Documentos?

             Te invitamos a ver más funcionalidades. 

GESTIÓN DE PRESUPUESTOS

Los presupuestos, o Documento en el que se definen las condiciones, incluyendo los costes de un servicio o compra que se podrá realizar en el futuro.

Desde AVANBOX proponemos una gestión eficiente de los Presupuestos, trabajando en un entorno ágil, no tan encorsetado como implica en ocasiones las aplicación ERP, ni tan descontrolado como un Disco duro o DROPBOX compartido por varias personas.

El presupuesto presenta y es fundamental para que un cliente adquiera un servicio o producto y por tanto, es vital para el funcionamiento de cualquier organización.

El nivel de exigencia y de competencia actual hace que la descripción de los mismos sea compleja y requiera de muchos documentos asociados, como son los presupuestos a su vez de los proveedores, manuales técnicos o incluso fotografías o audios tomados para poder valorar dicho presupuesto.

En AVANBOX los Presupuestos nacen de algo tan simple como un Documento de Texto o a partir de un Presupuesto económico formateado extraído desde una gestión comercial o ERP. Una vez creados, junto a éste, se almacenarán todos los Documentos asociados a la operación, reaprovechando los Documentos que ya tengamos de operaciones anteriores y asociando de un modo muy sencillo toda la documentación requerida.

El gran beneficio para el comercial y por tanto para la organización, será la reutilización de la información que contienen las propuestas anteriores, ya sean para el mismo cliente o para otros clientes, y ya sea por el mismo comercial o por otro comercial que quizás ya no se encuentra en la empresa.

La localización de la propuesta que se envió a un cliente 1 ó 2 años antes, puede ser tan sencilla como buscar por un material en concreto o una fotografía en concreto que se realizó tiempo atrás.

Además, con el flujo de trabajo "Ciclo de Presupuestos" tanto el comercial como dirección podrá ordenar y conocer de primera manera el punto en el que un Presupuesto se encuentra sin necesidad de realizar más trabajo que el que ya hacíamos.

Os invitamos a conocer más beneficios que aporta AVANBOX en un departamento como el Departamento Comercial, tan vital para el desarrollo de toda organización.