Un miembro del equipo lo encontró en internet.

Vimos muchas otras por internet y tuvimos al menos tres demos antes de encontrar esta aplicación.

Nos hicieron una demo. Parecía que cumplía nuestras necesidades. El comercial recogió algunas sugerencia y en la siguiente reunión (un mes después) las habían implementado. El precio nos pareció razonable.

Supongo que teníamos la problemática de todas la empresas con la generación, archivo, movimiento y almacenaje de miles de papeles.

A nivel físico. Un almacén documental que no paraba de crecer. Dificultades para buscar cualquier documento que tuviera más de un año. Carpetas con copias de documentos que necesitábamos que estuvieran juntos pero que por las características de sus originales estaban archivados en distintas ubicaciones.Etc., etc. 

A nivel digital. Documentos archivados repetidamente. Heterogeneidad al nombrar los archivos.

Diferentes políticas de archivo de documentos según usuario .Dificultad para búsquedas. Dificultades para el control de estas gestiones.Etc., etc.

Se está convirtiendo en una herramienta esencial en nuestra organización. Además del archivo de documentación lo estamos usando para el control de procesos con documentos. Gestión de tareas. Gestión de correos.
Pero lo más importante es que aún le vemos potencial para continuar con el cambio que ha experimentado nuestra empresa. Creemos que el poder asociar todos los documentos y acciones realizadas sobre un tema en una ubicación con la Gestión de expedientes será un salto importante para nosotros.

Nadie envidia algo hasta que no lo ve. Si miramos atrás las expectativas que teníamos al comenzar con la aplicación (el archivo de documentos) están cubiertas y por tanto debería ser suficiente. Algún tiempo después nos gustaría que mejoraran aspectos del entorno de la herramienta de correos, la gestión de los expediente, el seguimientos de las tareas; elementos que no imaginabamos usar en un principio. Pero viendo la evolución del programa y la atención prestada a nuestras sugerencias estamos seguros que en un trimestre los elementos a mejorar serán otros totalmente diferentes.

Hemos reducido la impresión de documentos en al menos un 40%, el volumen documentos almacenados en un 60%y aún no hemos tocado fondo .Se accede a los documentos desde cualquier mesa que tenga instalada la aplicación. A los documentos se les puede adjuntar una serie de datos que permiten el archivo automático y facilita la búsqueda. Tenemos todos los documentos en una única ubicación . El soporte técnico funciona bien. El programa sigue evolucionado.
La mayor dificultad que se nos presentó es el cambio de mentalidad para pasar del archivo del documento físico al digital y del los árboles de carpetas de windows al archivo automático. (esto aún no lo hemos conseguido del todo).