Cuando manejamos bastantes Documentos, es muy fácil que se almacene en más de una ocasión el mismo Documento o en varias ubicaciones o modificado por diferentes personas.... Con el control de duplicados y la base de datos centralizada de AVANBOX esto se puede evitar, ahorrando en espacio y manteniendo la coherencia de la Documentación.

Al modificar un Documento que implica a más de una persona, en muchas ocasiones esta modificación debe ser advertida para su revisión, pero esto dependerá de que el usuario que lo ha modificado avise de dichos cambios. Con AVANBOX, las Reglas sobre Carpetas permitirán definir avisos automáticos a usuarios sin necesidad de acordarse de más.

En los Documentos existe información confidencial y en muchas ocasiones no se desea que otras personas pueden acceder a dicha información. Con AVANBOX y la gestión de permisos se podrá limitar el acceso, incluso la posible descarga de los Documentos a cualquier usuario.

En demasiadas ocasiones se modifica o se borra un Documento, con intención o no, pero con la misma consecuencia, y es la pérdida del Documento y la información que hay en él. Con AVANBOX se puede contar con hasta 4 niveles de seguridad, control de versiones, "purgatorio", backup y backup online.

En el trabajo diario se suele repetir en más de una ocasión el mismo Documento o similar y para ello, lo mejor es utilizar un sistema de Plantillas que permita la reutilización de dichos documentos de modo compartido entre todos los usuarios. Con AVANBOX y su sistema de gestión de Plantillas, se podrán generar Documentos de modo semiautomático e incluso rellenados con los datos del contacto asociado, ahorrando tiempo y evitando errores en los datos.

Cuando se firma un contrato se sabe cuándo se firma y la mayoría de las veces, cuándo se caduca, pero cuando pasan 2 meses, estas fechas se olvidan o se desconocen incluso. Y desgraciadamente que un contrato caduque, puede implicar consecuencias económicas o de otra índole más importante. Con AVANBOX, se podrán definir avisos de caducidad sobre cualquier Documento en el momento que se adjunta.

Es muy habitual que las aceptaciones de pedidos, facturas y demás comunicaciones se realicen a través de mail. Tan importante es la información de los Documentos adjuntos como la que se incluye en el propio correo electrónico. Con AVANBOX cada correo electrónico es tratado como un Documento y será localizado y trazado en cuestión de 2 clicks.

Las tareas diarias son tantas y el tiempo pasa tan rápido que la realización de la copia de seguridad no es una prioridad y las consecuencias de no realizarlas pueden ser nefastas. ¿cuánto vale la documentación de tu empresa o tuya?. Con AVANBOX se pueden definir copias periódicas y automatizadas para que no dependa de la persona que deba hacerla.

Como objetivo principal y como situación esencial de AVANBOX se podrá evitar la pérdida de un Documento o la localización tardía del mismo. Con hasta 20 parámetros de clasificación, AVANBOX permitirá la localización del Documento, desde el propio contenido hasta la fecha de modificación o el contacto asociado de un modo tan sencillo como eficiente.